Quelle que soit la réunion, il convient de soigner l’accueil des participants… Ils ne vont pas tous arriver en même temps, vous pouvez individualiser leur accueil. Ceci suppose que vous aillez terminé tous les préparatifs pour vous consacrer à cette tâche.

Veillez au confort de vos convives (assise confortable, prévoyez si nécessaire papier et stylo, dossiers, plan, carte, affiche, photo, PowerPoint®, etc…)

Prévoyez un temps de pause si la réunion est longue et un temps convivial qui pourra la conclure…

Faites les présentations avant de démarrer la réunion. Même si la plupart des personnes se connaissent. Quoi de plus dur pour un participant de ne pas savoir qui prend la parole.

Rappeler l’objet de la réunion et les objectifs à atteindre. S’il s’agit d’une réunion routinière, le CA de votre association, rappelez de temps en temps le rôle du CA…

Expliquer rapidement pourquoi c’est vous qui menez la réunion et s’il y a des intervenants, pourquoi c’est eux. Quelle est leur légitimité à prendre la parole.

Et hop ! Pour conclure un petit rappel du type : Rappeler l'objectif de départ :

• "Nous nous sommes réunis pour..."

• Récapituler les éléments importants qui sont sortis de la discussion : "Nous avons remarqué/anticipé/noté..."

•  Lister ce qui a été décidé : "Nous allons faire..."

• Attribuer les tâches : "J'attends de X..., de Y... et de Z... ."

"Le dernier point est crucial car il ne faut pas oublier que la réunion a pour objectif l'action",

Source : http://www.journaldunet.com

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Les réunions à auditoires (dites de masse)

Les meetings :

Les colloques, les conférences :

Ces réunions se caractérisent par :

-        leur taille (plus de 500 personnes),

-        les circonstances du rassemblement, souvent évènementiel,

-        l’orientation collective des sentiments (valeurs, attentes…).

Conduire un meeting, c’est endosser un rôle de meneur d’hommes et de grand orateur.

Ces réunions rassemblent des groupes de taille moyenne (de 30 à 500 personnes).

L’assistance est en général sensibilisée au sujet présenté (diffusion plus restreinte de l’information).

 L’organisateur de la réunion présente le ou les intervenants à l’assistance. Le ou les orateurs/conférenciers ont un rôle d’information ou de démonstration concernant la problématique du sujet.

Les débats ou table rondes :

Il s’agit d’animer un groupe moyen (15 à 20 personnes) autour d’une discussion contradictoire sur une problématique donnée.

Le rôle du conducteur de la réunion est de donner vie au groupe et de le faire passer d’un état passif à un état participatif.

Les réunions d’information descendante

Les briefings :

La réunion de contre-information :

Le conducteur de la réunion détient une information et rassemble un groupe de personnes intéressées et concernées par cette information.

Il expose l’information qu’il doit leur donner (compte-rendu, bilan, exposé d’un projet, résultat d’enquête….). L’exposé est parfois accompagné d’une distribution de documents ou d’une projection de projection données, etc.

Ce type de réunion vise à rétablir une information vraie (formelle et officielle) qui aurait été déformée par une rumeur. C’est une réunion anti-rumeur.

Le rôle du conducteur de la réunion est le même que pour le briefing

Pour ces deux réunions, l’information aurait pu être envoyée par une note d’information. L’objectif est plutôt de s’assurer d’avoir été entendu et compris.

Il est préférable que l’exposé soit suivi d’une phase d’échanges pour rectifier les erreurs de compréhension, répondre aux questions et compléter si nécessaire. Le conducteur doit alors donner vie à l’assemblée et réguler les échanges.

Les réunions d’information ascendante

Les réunions discussion :

Les réunions préliminaires ou d’échanges :

Elles sont très différentes suivants leurs objets. Le sujet de la discussion concerne l’existence du groupe et ses activités.

Les discussions visent à :

-        prendre des décisions,

-        trouver des solutions,

-        faire des conclusions.

La personne qui mène la réunion est un animateur-régulateur.

Ce type de réunion est organisé avant une réunion où l’on donne une information magistrale. Cela permet de faire exprimer les préjugés, les aprioris, les notions fausses sur un sujet.

Commissions de travail / gp de concertation :

Réunion de négociation :

Ces réunions sont soit préparatoires à une décision ultérieure soit postérieure à des réunions d’information à partir desquelles il faut étudier certaines questions.

Des sous-groupes d’opinions divergentes sont réunis en vue d’une confrontation de point de vue. Cette confrontation est suivie d’une négociation ou d’une médiation.

Dans ce type de réunion, il s’agit de rechercher ou de recueillir des informations en interrogeant un groupe restreint (personnes qui détiennent l’information ou qui sont en situation pratique).

Le conducteur de la réunion est l’interviewer du groupe ; son but est de savoir et de comprendre « ce qui se passe ». Par des techniques d’animation, il recense les opinions, les besoins, les attentes du groupe interrogé.

Les réunions - formations

Dans ce cas, l’animateur a un rôle pédagogique très fort ; il doit utiliser l’énergie du groupe et sa dynamique afin de faire circuler les informations détenues par chacun, de faire progresser chacun vers des attitudes de participation sociale positive, de faire progresser le groupe vers ses objectifs propres tels qu’ils sont définis par la formation.

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